Termine & Organisation

Dein Assistent als Organisationstalent

Termine koordinieren, Reisen planen, Protokolle schreiben — die organisatorischen Aufgaben laufen bei Gründern und Geschäftsführern oft nebenbei mit. Dein Assistent übernimmt sie zuverlässig, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.

Terminkoordination

Dein Assistent organisiert Termine — auch mit mehreren Teilnehmern:

• Verfügbarkeiten bei allen Teilnehmern abfragen
• Passende Zeitfenster vorschlagen und Einladungen versenden
• Termine in Google Calendar oder Outlook eintragen
• Erinnerungen und Agenda vorab verschicken

Beispiel-Aufgabe: “Koordiniere einen Termin mit Frau Becker (Steuerberaterin) und Herrn Klein (unser Anwalt) für nächste Woche. 60 Minuten, am besten vormittags. Frag beide per E-Mail nach Verfügbarkeit.”

Reiseplanung

Ob Geschäftsreise oder Messebesuch — dein Assistent plant alles:

• Flüge und Bahnverbindungen vergleichen (Deutsche Bahn, Lufthansa, etc.)
• Hotels recherchieren und Optionen mit Preisen zusammenstellen
• Mietwagen-Angebote vergleichen (Sixt, Europcar)
• Kompletten Reiseplan mit allen Buchungsdetails erstellen

Beispiel-Aufgabe: “Plane meine Geschäftsreise nach München am 20./21. April: Hinflug ab Berlin morgens, Rückflug abends. Hotel in der Nähe vom Messegelände, maximal 150 Euro pro Nacht. Erstelle eine Übersicht mit 3 Optionen.”

Protokolle & Aufgabenverwaltung

Nach Meetings und im Tagesgeschäft hält dein Assistent alles fest:

• Meetingprotokolle aus Notizen oder Transkripten erstellen
• To-Do-Listen mit Verantwortlichkeiten und Fristen anlegen
• Projektübersichten zusammenstellen und aktuell halten
• Protokolle an alle Teilnehmer verteilen

Beispiel-Aufgabe: “Hier sind meine Notizen vom Teammeeting heute. Erstelle ein sauberes Protokoll mit den besprochenen Punkten, offenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Schick es an alle Teilnehmer per E-Mail.”

Grundsatz: Alles, was du an Organisation und Koordination im Browser erledigen kannst, kann dein Assistent für dich übernehmen — von der Terminfindung bis zum fertigen Reiseplan.