Buchhaltung & Finanzen

Dein digitaler Mitarbeiter als Buchhaltungshilfe

Buchhaltung frisst Zeit — besonders wenn du als Gründer oder Geschäftsführer eigentlich andere Dinge zu tun hast. Dein digitaler Mitarbeiter übernimmt die wiederkehrenden Aufgaben direkt in deiner Buchhaltungssoftware: Belege erfassen, Konten zuordnen, Zahlungen prüfen und alles für den Steuerberater vorbereiten.

Lexoffice

Dein digitaler Mitarbeiter loggt sich in dein Lexoffice-Konto ein und erledigt dort alles, was du sonst manuell machen müsstest:

• Eingangsrechnungen erfassen und dem richtigen Konto zuordnen
• Belege aus E-Mails oder dem Secure Drive hochladen
• Ausgangsrechnungen erstellen und versenden
• Offene Posten prüfen und Mahnungen vorbereiten

Beispiel-Aufgabe: “Bitte erfasse diese 3 Rechnungen in Lexoffice und ordne sie dem Konto 4400 zu. Die Belege findest du im Secure Drive unter ‘Rechnungen März’.”

sevDesk & DATEV

Auch in sevDesk und DATEV arbeitet dein digitaler Mitarbeiter routiniert:

• sevDesk:Ausgaben kategorisieren, Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten, Bankabgleich durchführen
• DATEV Unternehmen Online: Belege digitalisieren, hochladen und für den Steuerberater aufbereiten

Beispiel-Aufgabe: “Kategorisiere alle Ausgaben in sevDesk für den letzten Monat und bereite die Umsatzsteuervoranmeldung für Q1 vor.”

Banking & Monatsabschluss

Ob Qonto, Kontist oder dein reguläres Online-Banking — dein digitaler Mitarbeiter kann Kontobewegungen prüfen und abgleichen:

• Kontoauszüge mit offenen Rechnungen abgleichen
• Zahlungseingänge prüfen und zuordnen
• Überweisungen vorbereiten (du gibst nur noch die finale Freigabe)
• Mahnwesen: Überfällige Rechnungen identifizieren und Zahlungserinnerungen vorbereiten

Beispiel-Aufgabe: “Bereite den Monatsabschluss für Februar vor: Gleiche alle Kontobewegungen bei Qonto mit den Rechnungen in Lexoffice ab und erstelle eine Zusammenfassung für unseren Steuerberater.”

Grundsatz:Alles, was du in deiner Buchhaltungssoftware im Browser erledigen kannst, kann dein digitaler Mitarbeiter für dich übernehmen. Du sparst dir Stunden an Routinearbeit und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.